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合同谈判的准备

 
时间:2014-09-11 11:00:30  来源:公司律师  作者:广州法律顾问律师
 
摘要:如果是一个项目负责人或法务经理,马上要进入一个项目的磋商谈判过程,必须做好谈判前的准备工作。

如果是一个项目负责人或法务经理,马上要进入一个项目的磋商谈判过程,必须做好谈判前的准备工作。

以律师代表一个中国生产医疗器械的公司(以下简称“中方”)与国外一个制药公司(以下简称“外方”)之间就委托生产专用医疗器械项目进行谈判为例,具体的准备工作可以分为以下几个方面:

(一)确定合作基础及谈判目标

虽然中方作为仅仅是一家中型规模的医疗器械公司,但其生产的麻醉注射泵产品在国内市场和国际市场都有较高的占有率,市场信誉较好。外方作为一家跨国公司,其麻醉药产品在中国高端医药市场具有很强的竞争力。本次合作的项目就是外方委托中方生产麻醉药的注射泵,以降低直接从国外采购的成本,从而扩大在中国的药品销售市场,而中方目的是扩大市场,提高销售额,并借助国际大公司的平台实现品牌升级、技术升级、管理升级、经济效益升级。

本次中方谈判的目标就是最终签订长期合作协议,保证每年能够向外方销售专用注射泵1000台,实现规模效应。

(二)审查资格、资信情况以及履约能力

了解对方的基本情况,尤其是对初次见面的客户。由于大多数客户都有自己的网站,可以通过互联网查找客户的资料。

在确定合作目标之后,首先要对对方的情况进行审查。对于一个大型的合作项目,往往要委托律师事务所、会计师事务所、咨询公司等专业中介机构进行尽职调查,从而全面了解对方的情况。

由于外方在中国既有外方代表处,又在上海、无锡、广州、西安等地设有外商独资或合资公司,中方必须在谈判之前弄清楚外方合作的具体主体身份,到底是以外方公司、还是以其子公司名义与中方进行合作。因为谈判身份不同,决定今后签订合同的当事人不同,如果是外方公司签订合同,为涉外合同,将会涉及到海关、外汇、注射泵销售地欧盟等地的医疗器械认证、售后服务的提供与费用承担方式等前提,如果是中国法人参与谈判,以上问题可能就不是谈判的重点。

(三)了解对方的谈判人员,以及他们的身份、地位、性格、爱好、办事作风、分析各自的优势和劣势。

通过了解对方的谈判人员的身份、地位、性格、爱好、办事作风等信息,可以对本次谈判有一个初步的预期。如果是普通的部门经理和技术人员,往往是正式合作之前的例行考察,如果是高级管理人员,往往是对本次合作抱有很大诚意和期待。在国际贸易谈判中,还要了解对方国家的法律制度、风俗习惯、经济、技术和质量标准等方面资料。

对于会谈的细节应该注意,如精心安排布置会客室,准备好公司的简介,参与人员的名片、复印好交给客户的资料、甚至需要提前安排午餐,晚餐等。

本次外方是由一个中华区副总裁利用到中国上海开会的间隙,带领技术部门负责人到北京考察中方,通过了解,该副总裁对此项目具有最终决定权。

(四)准备谈判有关资料,并确定谈判方案

对于参加会谈的律师而言,应该首先进行法律上的论证和准备。法律上的论证就是将本次谈判可能会遇到的问题涉及的法律进行查证,论证是否与中国法律相抵触。其他部门进行技术论证、财务论证等。

由于中方只是一个中小型公司,正处于成长过程,如果能够抓住这个合作机会,对于整个公司的持续发展和升级换代产品具有重要意义,中方在投资改造办公环境和生产环境的同时,为本次谈判准备了以下资料:

1.由于本次合作项目有较强的技术门槛,且双方语言交流有一定障碍,就公司介绍、技术问题和项目介绍等制作幻灯片方便交流;

2.确定谈判方案的主要内容。

(五)确定参加的谈判人员

在确定谈判方案后,需要确定具体参与谈判的人员代表,并进行内部分工,以便在谈判桌上角色分明,相互配合,各有重点。一般来说,参与的谈判代表身份要与对方对称,主要负责人要有相对应的决定权。在谈判前,内部要有分工,要确定以谁为中心、技术问题有谁负责,法律问题由谁负责,谁负责提出尖锐问题进行质询、谁负责调和争论避免僵局、谁负责记录等,要让每个角色各有任务。这样才能有主有从,可进可退,攻守自如,临阵不乱。

本次项目谈判由于主要涉及到技术性问题,所以,中方派出了总经理为负责人的谈判队伍,包括销售经理,以回答中方产品的市场问题,技术研发经理,主要回答技术研发中的解决方案,公司法务人员,主要提出合作方式、商标许可使用、合作备忘录的内容等问题。

如果顾问单位需要律师参与商务谈判,最好是在参加谈判前由主要的合伙律师牵头,组成一个小组进行研究准备,最终委派一名有经验的律师参与。

(六)拟定谈判的初步程序和谈判提纲

由于一个项目的内容较多,所有内容不可能在一次磋商中全部解决,也不是一次的内容一下子全部谈完,所以,必须计划开始谈什么,接着谈什么,最后谈什么,事先要有一个大致的安排。同时,要预计哪些环节可能出现分歧,出现了这些分歧应采取什么对策。

本次项目谈判由于外方的时间很紧张,在北京停留的时间只有四个小时左右,中方首先在公司附近的一个宾馆会议室安排一个简短的欢迎仪式,并放映中方公司介绍的幻灯片,之后到中方办公区和生产区进行参观。午饭之后,在中方会议室进行一个半小时的会谈。

谈判提纲是针对该项目具体内容拟定的供谈判时参考使用的纲要,是指导谈判进程、防止谈判偏离预定轨道的提示性文件。

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