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合同谈判过程中所需文书

 
时间:2014-09-11 11:10:55  来源:公司律师  作者:广州法律顾问律师
 
摘要:法律工作者参与谈判,必须注意将谈判的成果及时整理成文字,让各方签字后作为正式的法律文件,为今后合同的解释、履行、争议解决奠定基础,也是规避合同谈判风险的主要途径。合同谈

法律工作者参与谈判,必须注意将谈判的成果及时整理成文字,让各方签字后作为正式的法律文件,为今后合同的解释、履行、争议解决奠定基础,也是规避合同谈判风险的主要途径。合同谈判过程中主要涉及的法律文书有会议记录、会议纪要、备忘录等形式。

(一)会议记录

会议记录是记明合同会谈双方或多方的会谈过程的书面材料。对于重要的合同谈判过程,在举行会议时,会谈的召集人和主持人应当首先征求当事人各方的意见,是否进行录音、录像和文字记录。如果各方同意安排人员记录会议的举行情况,就应该制作书面的会议记录,并由参与会议的各方当事人签字,从而形成具有法律效力的书面文件。

会议记录的内容包括会议举行的时间、地点、召集人、主持人、出席人、会谈的主要内容等进行记录。会议记录需要忠实地记载会议实况,保证记录的原始性、完整性和准确性。

(二)会议纪要

在合同项目的谈判过程中,会议纪要是经常使用的格式文本之一,通过会议纪要,及时将会谈的成果固定下来,为下次会谈或最后合同文本的起草确定基本内容。

(三)备忘录

备忘录也是书面合同的形式之一,它是指在双方或多方当事人在磋商谈判过程中,就某些事项达成一定程度的理解、谅解及一致意见,并将这种理解、谅解、一致意见以备忘录的形式记录下来,作为今后进一步磋商,达成最终协议的参考,并作为今后双方交易与合作的依据。

由于许多合同的谈判过程较长,为了固定谈判成果,可以就某一次谈判制作谈判内容备忘录。在这种备忘录中,分为已经达成共识的内容,需要进一步讨论的内容,并初步确定下一次谈判的时间和地点。

有时,作为合同双方,经过谈判已经就主要合同内容达成一致,但具体合同条款还需要在会议后由各方具体部门和法务人员拟定,或者在签署单个合同时确定具体的权利义务,此时签署的备忘录又称为合作意向书或者框架协议。

最终签署的备忘录在确认双方合作意向的基础上,确认合作各方的合作原则,并将合作各方的主要条款和合作框架勾勒出来。最终备忘录结构和普通协议的结构相似,分为签约各方、签约背景、主要条款、签署四个部分,如果合作项目并不大,或者合同内容简单,也可以简化内容,然后由当事人签字盖章即可。

(四)相关问题

1.备忘录没有法律效力吗?

在实务界,许多人将备忘录解释为不具有法律约束力文件,仅仅作为在正式合同签署前的一个意向性的文件。对于以上认识,我们认为是极其错误和偏颇的,原因如下:

(1)协议的名称并不是判断是否具有法律效力的标准

在法律实务中,当合同当事人双方经过协商签订协议时,很多时候不在意协议的名称,可以称之为协议、契约、合同、合作意向书、合作备忘录等等,但名称的不一致并不导致协议内容的不同,甚至有些协议连名称都没有。根据《合同法》第二十五条,承诺生效时合同成立。这里的承诺并不是对协议名称的承诺,所以,协议名称并不是判断是否具有法律效力的标准。

(2)判断是否具有法律效力的标准是具体内容

作为合同当事人,签署协议时达成一致的是合同的内容,合同要约方发出的要约和对方的承诺都是针对合同内容进行,所以,判断是否具有法律效力的标准只能是合同内容。如果称为备忘录,但实际上已经具备合同的主要内容,也是具有法律约束力的,如果取名为合同,但不具备合同的必要条款,也是难以约束合同当事人的。

(3)实务中只签署备忘录就互相履行合同也是存在的

实务中,很多合作的当事人在签署备忘录后,就开始履行自己的义务,对方也接受了履新,这种以备忘录作为履行依据,并在实际履行中不但充实备忘录内容的情形,正好说明了决定备忘录的法律效力是当事人的合意。

(4)各国对于备忘录的效力认定存在不一致的现实情形

各国对于备忘录的效力认定存在不一致的情形,所以,在涉外合同中,当事人在签署备忘录时,所以,如果希望备忘录不具有法律约束力,也只能在备忘录中明确约定“本备忘录对双方没有法律约束力。”

2.合同谈判中的所签署文书的作用

在实务中,有一种意见认为,签署会议纪要、合作意向书等文书之后还需要签订正式的合同,且会议纪要、合作意向书的法律效力也是有疑问的。所以,在这些文件上面花费时间是不值得的,我们认为,这是一种错误的观点,实际上,签署会议纪要、合作意向书等谈判过程中的法律文件,至少有以下几方面的作用:

(1)在会议纪要或合作备忘录中可以确定合作意向和合作原则,从而推进合作过程,并在此基础上拟定合同条款。

(2)遵守合作意向是一个诚信公司的行为准则,特别是对于发展多年的大公司而言,在签订会议纪要或合作备忘录之后,大多都能够认真履行。

(3)对于不遵守合作意向的公司而言,如果能够收集到其恶意磋商合同的证据,即使合同最终不能签署正式合同,但由此给公司造成的损失,可能要求对方承担缔约过失责任。

(4)合作意向文书可以就某些事项提前赋予法律效力,如双方承担信息保密义务,这样可以比较放心的与对方进一步磋商。

3.恶意违反备忘录约定如何适用合同法

在我国对外引资过程中,经常出现中方和外方签订合作意向书或合作备忘录中,外方要求中方必须为正式签订合同做一些准备工作,例如先行征地、建设厂房、成立筹备组、办理前期的一些行政审批程序等等,中方做出了很大投入,但由于外商的质量良莠不齐,部分外商无故拒签正式合同,给中方造成了很大损失。此种情形显然不属于缔约过失责任中的(一)、(二)两种情形,应属于“(三)有其他违背诚实信用原则的行为。”



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