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企业合同管理的理念和方法(岗位篇)

 
时间:2014-09-12 11:59:34  来源:公司律师  作者:公司法律顾问
 
摘要:公司的合同管理,应当从首至尾由所有各相关部门合同岗位共同参与。为实现公司的合同利益,必须对合同施以全部门、全岗位的共同管理。

在企业内部,合同管理绝不只是法务部门或律师的事情,也不是一两个部门或岗位的事情,需要与合同有关的各个部门、各个岗位的协作配合,树立全岗位管理的理念。

一、法务部门在合同运行管理中的职责

在合同的动态管理过程中,公司的法务部门在其中起着中枢和关键的作用。一般来说,公司法务部门在公司合同管理工作中承担的职责如下:

1.编拟公司合同管理制度,并督促、检查合同管理制度的执行;

2.编拟公司合同范本或格式合同文库,并指导业务部门使用;

3.根据公司需要和可能协同业务部门拟定最佳合同模式;

4.参加公司重大合同的谈判工作并起草合同文本;

5.参加各种合同的审稿工作,提高合同文本质量,防范合同中的法律风险;

6.为业务部门订立和履行合同提供法律支持;

7.公司在合同履行过程中与对方发生分歧和争议时参与协商解决,并起草相关的法律文件;

8.代表公司就有关合同提起诉讼或仲裁,依法维护公司的正当权益;

9.代表公司应对合同对方提起的诉讼或仲裁,最大限度地维护公司的利益;

10.对公司的重大合同事故或重大合同损失进行调查,查明原因并向企业领导提出调查报告和处理意见;

11.定期对公司和下级公司的合同管理工作进行检查,写出检查报告以推进公司的合同管理工作。

12.对合同履行过程中的风险项进行跟踪观察并进行督导。

可见,公司法务部门在公司合同管理中的作用是其他部门不可替代的。法务部门在公司合同管理中主要是依靠自己所掌握的法律知识和依据自己对公司承担的职责,为公司合同的全过程所涉及的各个业务部门进行法律方面的指导和帮助;对业务部门在处理合同事务时是否遵守相关制度进行检查;为业务部门提供法律支持,并完成公司有关诉讼、仲裁活动。

二、合同全岗位管理的必要性和科学性

在公司内部,合同管理绝不只是法务部门的事情,也不是一两个部门或岗位的事情。各个部门和岗位面对每一份合同时,他们的权力是什么,他们的责任是什么;部门与部门之间、岗位与岗位之间存在一种既互相协作又互相监督的关系。

最重要的是,法务部门的工作归根到底是为业务部门服务的,况且合同的履行主体是各相关业务部门,因此法务部门的工作能不能得到贯彻最终是靠业务部门来落实的。

为了做好合同的全岗位管理工作,充分发挥合同全岗位管理的优势,建议对符合一定标准的重大合同(建议从合同性质、金额等角度界定)实行合同汇报制度。具体作法是:在公司的工作例会或专题会议上,在合同酝酿阶段,相关业务部门应对拟签订的合同、参与部门和人员及其分工、是否招标等情况进行汇报;在合同起草阶段,业务部门和法务部门对合同起草情况进行汇报;在合同谈判阶段,业务部门和法务部门对合同谈判情况包括对合同对方主体资格审查情况进行汇报;在合同会签、审批阶段,法务部门对合同审批情况进行汇报;在合同履行阶段,业务部门及法务部门对合同履行情况及存在的问题、采取的措施进行汇报;在合同归档阶段,法务部门和行政部门就合同履行情况评估和责任追究情况进行汇报。合同汇报制度是贯彻合同全岗位管理理念,有序高效进行合同管理,保持公司透明运作、防止相关人员滥用职权的科学方法。

总之,公司的合同管理,应当从首至尾由所有各相关部门合同岗位共同参与。为实现公司的合同利益,必须对合同施以全部门、全岗位的共同管理。

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