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企业合同管理的理念和方法(动态管理篇)

 
时间:2014-09-12 12:00:41  来源:公司法律顾问  作者:公司律师
 
摘要:目前多数企业对合同制度实行的只是一种静态管理,所有的合同管理工作无非是建章立制,分级审批,不能有效地起到预防企业法律风险的作用。企业实行动态合同管理,树立全过程管理的理念成为必要。

目前多数企业对合同制度实行的只是一种静态管理,所有的合同管理工作无非是建章立制,分级审批,不能有效地起到预防企业法律风险的作用。企业实行动态合同管理,树立全过程管理的理念成为必要。

为保证合同管理的科学、高效、专业,应当根据企业业务运作的实际情况,应当对合同进行科学分类管理。

一、合同动态运行的全过程

合同管理应当是对合同从发生到发展、最后到完结的全过程的管理,而不应当只是对合同文本的管理。只有对合同动态运行的全过程进行管理,才能实现有效的合同管理。

合同运行的全过程大致包括如下各阶段:

1.计划生成,策划、拟定合同模式阶段;

2.考评、选择合同对方阶段;

3.谈判、商拟交易条件、起草合同文本阶段;

4.合同文本审查、批准、签署生效阶段;

5.标的物交付或履行前的准备阶段;

6.标的物交付或履行过程阶段;

7.标的物或工作成果质量检验阶段;

8.标的物或工作成果数量验定入库阶段;

9.合同价款或报酬结算阶段;

10.售后服务质量保证阶段;

11.合同归档和合同对方评价阶段;

12.分歧、问题、争议的报告阶段;

13.协商救济阶段;

14.法律救济阶段。

其中:1—4为合同订立过程;5—10为合同履行过程;11为合同后或为下单交易做准备的过程;12—14为合同利益救济过程。当然,不同的合同,合同过程所包括的阶段可能有所不同,每个阶段的内容和重点也可能有所差异。由此可以看出,合同并非是以静态形式存在,而是通过某种模式动态地运行。

二、合同运行各个阶段的管理

合同管理是自始至终的全过程、全方位的管理,管理过程是动态中的管理系统,它是管理机构和管理人员实施合同管理的一个动态的活动过程。公司合同管理的对象是合同及其有关的各种活动。从宏观角度来看,合同管理工作在实务中可以分为四大连贯的环节,即:合同签订前准备阶段的管理、合同签订阶段的管理、合同履行阶段的管理和合同履行后的管理。这四个环节是相对独立的,有着各自不同的内容和特点;同时,各环节之间又有着密切的内在联系,是不可分割的有机统一体。公司应通过建立符合公司实际的合同管理制度,做到管理层次清晰、职责明确、程序规范,从而使合同的签订、履行、纠纷处理等都处于有效的控制状态。

(一)合同订立前的管理

合同订立前的管理是公司合同管理工作的前提和始端,做好公司合同管理工作必须自源头抓起。

1.市场调查与市场预测

市场调查是签约准备的必经步骤,它是运用科学方法,有目的地、系统地收集市场信息资料,分析研究市场的客观实际情况,为制订商品流通计划、签订合同提供决策服务。进行市场调查的内容十分广泛,凡是直接或间接影响市场的因素都应该进行调查和了解。其内容包括市场经营环境调查,商品可供量调查、消费者和商品购买力调查、市场商品情况调查、流通渠道调查、经济效果和顾客流量调查等。主要是了解本公司产品的社会需求,用户和广大消费者有支付能力的需求量,了解同行业其他公司生产、销售同类产品的情况,消费者对产品品种、规格、质量的需求情况等,要广泛收集各种数据信息,并分析整理,建立数据库。

市场预测就是对市场的发展及其变动趋势的预见、估计、分析、判断和推测。通过预测来了解和掌握未来一个时期内市场整体供求变化的情况,以确定本公司生产经营产品的发展对策,从而建立经济信息体系。

2.选择合作伙伴

合作伙伴的选择是保证合同项目顺利进行的关键。在广泛调查和市场预测的

基础上,公司可以根据自己的生产经营能力和条件,以及市场和客户的实际情况,选择及决定和谁签订合同,签订多少数量及具体的品种。如果是与外商签订技术合同,在国外供应商的选择上,既要考虑技术的可靠性和先进性,还要考虑这些国家与中国的国际关系稳定性。在选择合同相对方时,主要考虑相对方的技术和经济实力,为推动公司的稳步发展打好基础。

通过以上准备,根据法律政策再结合本公司实际,进行科学决策,作为拟定合同的策划和选择,制定谈判方案,为正式签订合同做好准备。

(二)合同谈判及签订阶段的管理

订立阶段的合同管理是公司合同管理工作的关键和基本保障。必须根据《公司合同管理办法》切实做好合同签订和谈判阶段的管理工作。

1.授权指引制度

授权指引是公司根据岗位职责要求规定的各岗位人员对某一事项在决策或财务上的权限。如在合同签订、履行过程中,应由谁负责谈判、签署,由谁履行,由谁督促,由谁决定变更,在制度上作一定的可操作性的规定,这一制度就是授权指引。它是根据合同金额和合同履行期限进行划分的,是授权委托书签发和合同用章的基础,也是日后合同责任追究的基础。

2.资信审查

资信审查主要是针对当事人的履约能力和履约信用的审查。

对合同相对方履约能力的审查,包括支付能力和生产能力的审查。支付能力主要是了解注册资金、资金来源、银行存款、能否如期支付货款等。生产能力主要是了解公司设备条件、原材料及能源供应状况、产品质量以及生产规模、技术水平等。

履约信用审查就是要了解对方一贯履行合同的情况,有无违反合同的行为,是否是重合同守信用单位。公司法务部门要在签订合同前对合同相对方进行必要的履约信用审查,并对此建立用户资信档案,避免合同欺诈。

3.合同谈判

在开始合同谈判之前,首先要做好充分的准备,对自身状况与对方状况有较为详尽的了解,由此确定合理的谈判方法与谈判策略,并拟定谈判方案,预定谈判的最低标准和最佳目标,并且根据谈判进展情况适时而灵活地对谈判方案进行补充、修改或重新拟定。

其次,可以对谈判进程做出具体计划:①对谈判人员各自的分工和职责予以明确;②选定咨询专家,搜集文件资料,分析有关的数据;③确定谈判过程的进度,向对方表明最后期限的方式也应该是策略性的,不能随意或不明智地加以确定;④合理地分解谈判目标,并把实现各分项目标作为各谈判阶段的具体任务;⑤制定每个谈判阶段的具体策略,充分估计对方的反应和各种可能出现的情况,对各种僵局的化解要有可行的对策。

对于贸易类公司尤其要注重合同价款支付方式的谈判和约定。公司要对市场和自己的产品有充分地了解,应根据收付双方在产品信誉和资金适用上的实际情况来确定自己的结算方式,并在合同中加以表明。

4.合同文本的准备

根据法律的规定和当事方的协商谈判结果,拟定书面合同文书,这是订立合同过程中一个重要的环节。

拟定合同条款要注重法律依据,遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则,抓住重点对其做出明确、具体的约定。合同条款的表述力求准确、严谨,法律术语力求标准、规范,合同各方的权利、责任和义务清晰。合同内容严密完整,防止遗漏重要的条款。

5.签订合同和履行有关批准、登记手续

合同文本拟定好后,双方当事人还应当结合市场和本公司的实际情况,对合同的合法性、可行性再次进行认真审查,在没有异议的情况下,法定代表人或授权代表应在合同上签字,并加盖公司的公章或合同专用章。由此,合同才能成立生效,对双方产生法律约束力。对于法律、行政法规规定应当办理批准、登记手续才生效的,应当依照规定报有关机关审批、登记。

(三)合同履行阶段的管理

合同履行阶段的管理是公司合同管理工作的核心。合同履行阶段的管理目标是:保证合同得到切实履行,防止合同履行中可能出现的各种风险,保证公司实现合同目的。

1.建立合同登记制度,分解和落实合同任务

公司要建立合同登记制度,对本公司的全部合同按照合同的类别、履行期限、发货单位、运输方式、结算方式、发货日期等进行分类登记,并及时记载合同订立和双方履行的情况。各签约业务部门应按月将所签合同的分数和金额汇总,报送公司法务部门,以便及时了解合同履行情况。

合同的履行需要公司内部各职能部门的组织协调和通力配合,公司应及时将合同任务按合同规定落实到各有关部门,做好原材料和能源的采购和供应,组织技术公关、筹集调度资金等具体工作,调动积极性,提高经济效益。各部门要将经营管理和合同管理密切配合起来,合同管理部门应以合同统计报表形式将合同履行情况上报管理层,使管理者掌握合同的履行情况,发现问题可以及时解决。

2.检查督促,推进合同顺利履行

公司高级管理人员和公司法务部门应经常深入各业务部门,了解其承担的合同任务落实的情况,检查和落实人员、资金和材料,督促合同执行部门按约定时间、地点和方式交付或接收合同标的,并对合同标的进行严格检验,采取多种形式比如合同统计报表、定期或不定期检查等方式,督促其按时按量完成合同规定的任务。

3.按约定交付货物,实行合同结算管理

公司作为供方时应按照合同规定的质量、期限、地点和方式等向需方交付货物,不能违反合同的约定。

在交接完合同规定的货物或产品验收合格后,公司法务部门应会同财务部门实行合同结算管理。合同双方当事人应做好合同货款结算事宜,按合同规定的价款、结算方式、结算期限,办理结算手续。

4.合同纠纷的排除

纵观常见的合同纠纷,大多是由于条款不完备,或者责任不明确,或者词义不确切,或者质量标准不具体,或者验收方法不统一,或者一方当事人履约能力差等原因造成的。正确、严肃地处理合同纠纷,通过对违约违法行为的制裁,追究违约方的违约责任,不仅可以保护守约方的合法利益,也是维护合同的严肃性,从长远角度预防或减少合同纠纷产生的有效方法。

在合同法中,对于合同纠纷的解决方式,规定仍然是比较灵活的,并且鼓励双方自愿协商。除法律所规定的致使合同无效的情况外,障碍的排除都可以建立在双方协商的基础上,可以通过变更或另行达成补充协议的方式进行。

但是,对于合同管理体系来讲,纠纷的排除必须遵循一定的内部管理程序。纠纷发生以后,首先是确定负责纠纷排除的专门人员,专司其责;其次是进行大量相关信息的调研和搜集工作,包括证据信息搜集、法律法规调研、相关案例的调研、相关商业信息的调研、技术信息的调研等;然后对所有搜集到的信息进行综合分析,衡量己方在纠纷中的有利和不利之处;最后,在分析基础上与对方协商,争取达成一致意见,对合同进行变更或补充。如果终究不能达成妥协,则只好求助于仲裁或诉讼解决;纠纷解决后,还要注意对相关合同信息进行及时更新。

(四)合同履行后的管理

合同履行完毕并非合同管理工作的终结,合同的管理工作还包括合同履行后的归档阶段。这一阶段的工作目标在于:为下一次交易选择最佳合作伙伴提供支持;总结前一个交易的经验教训,更加有效地防范公司的合同风险;为公司积累商业信息;提高公司的竞争能力;为公司合同诉讼提供相关证据支持;为公司提高合同管理水平提供支持。

1. 合同履行情况评估

合同终止或履行完毕,合同管理部门要对该合同签订和履行各环节存在的问题和采取的措施是否适当进行评估,对存在的问题应查清原因,根据《公司合同管理办法》追究相关责任人的责任。

2. 合同管理制度评估和修正

根据合同履行情况评估中存在的问题,检查合同管理制度的运行情况及其效果,对不适应实际情况的制度提出修订和完善意见,经过必要的程序对制度进行修正。

3. 客户评价:公司在完成一个合同后,应当对客户进行评价,内容可以包括客户的资金实力、融资能力、技术水平、装备水平、管理现状、质量水准、诚信程度、价格水平等等。

4. 合同档案。合同档案是公司档案的重要组成部分,公司应当加强合同档案管理工作,做好合同档案的收集、整理、归案、保存和使用工作。

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