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企业合同管理的几大误区

 
时间:2014-09-12 12:07:53  来源:公司律师  作者:公司法律顾问
 
摘要:合同管理在现代企业管理中是如此重要,但是,你真的了解合同管理吗?本文列举了合同管理的四大误区,希望能纠正大家对合同管理的一些错误看法。

合同管理在现代企业管理中是如此重要,但是,你真的了解合同管理吗?本文列举了合同管理的四大误区,希望能纠正大家对合同管理的一些错误看法。

一、将合同管理定位于合同书的管理

不少企业认为合同管理就是对合同(纸质文书,即合同书)的管理,中心工作是按公司内部签约授权等级对商谈中的合同进行审查、会签和盖章,然后对已签合同进行备份、分类归档和保管。这种合同管理模式将合同管理的本质视为合同订立过程的流程管理,不能真正有效防范企业的法律风险和实现企业合同管理的目标,属于计划经济下借鉴行政管理模式的传统思路。从静态管理的角度,这种合同行政管理模式是将合同管理理解成单纯的合同文件管理,动态过程则表现为业务部门拟定合同样稿,法律部门对合同的法律问题进行把关审核,最后由企业领导签字后交办公室盖章。这一管理模式忽略了合同交办审核的细节,包括当事人背景资料、前期谈判的焦点、合同履行的技术细节等问题。

事实上企业的法律风险存在于经营交易的全过程之中,包括从合同商谈(包括新客户开发)、合同签订和合同履行(包括交付货物或提供服务,支付货款)等各阶段都会存在相应的法律风险。目前中国企业面临最大的合同法律风险有两个,一是按时保质保量交付问题,二是应收账款回收问题。以应收账款为例,表面上是财务问题,实际上是一个合同管理问题。如果仅仅用追讨欠款的事后处理方法来解决应收账款问题,企业只能是头痛医头、脚痛医脚、前清后欠,永远无法真正走出拖欠的困境。我们只有将法律风险防范机制前移,强化事前的法律风险评估机制,建立事中的法律风险控制机制,对客户采用信用等级评定机制和分类管理的合同管理模式,构建全程管理模式,才能有效解决企业间拖欠货款问题。

二、将合同管理视为专属公司法律部门的工作

很多企业认为合同管理是专属于公司法律部门的工作,其他部门只是配合法律部门的工作,甚至不少中小企业根本就没有法律部门,也没有专人负责合同管理工作。我们认为这种合同管理模式是错误的,因为法律部门只是参与合同管理的一个职能部门,公司的很多部门皆与合同管理密切相关。以合同审查环节为例,现行的合同审查机制基本上是业务部门将合同文本交法律部门进行形式审查,由于法律部门不了解合同背景资料,无法掌握合同缔约过程的细节,无法对合同的合法性、合理性和可行性进行有效的审核,进而无法对潜在的法律风险进行有效的识别。为保证合同目的的顺利实现,合同审查应当不仅仅就拟定的纸上条文进行风险审查,更需要对合同的整个商谈、磋商过程有所了解,追溯合同反映出的每个问题的渊源,并了解交易背景和自己一方的立场及所关注的主要内容,并会同财务部门和业务部门对合同的效益性进行会审。而在合同履行阶段,传统模式是法律部门是不主动参与的,而事实上企业各管理部门是需要分工合作的,法律部门则应成为合同履行的协调者和监督者。

例如财务部门的主要职责是开票、对账、结账和财务数据分析等;业务部门(包括采购和销售)的主要职责是进行客户开发、资信调查、合同商谈和签订合同,联系品保(包括采购和生产部门)部门安排生产,联系仓储部门交货,协助财务进行货款回收等;品保部门的主要职责是负责打样,安排生产进度,监督产品品质,参与产品安装、调试和技术培训等;物流部门(包括报关、仓储和运输部门)的主要职责是安排发货(包括退换货),核对交接货清单,办理物流保险等。在合同履行过程中,通过与其他各部门进行定期会商、不定期的走访交流、合同月报制度和重点领域采取的专项风险防范机制,企业法律部门可以掌控合同履行过程的动态情形,并对可能引发重大法律风险的环节和项目进行重点监控,可以有效控制合同履行过程中的法律风险。所以我们说合同管理应是企业各部门共同参与管理,而非仅仅是法律部门的工作。

三、重视合同签订环节,忽视合同履行环节

现在很多企业对合同的签订环节很重视,建立了合同审批办法和流程,但没有重视合同在履行(包括合同的变更、转让和解除等)环节的法律风险控制。我们认为合同签订的目的是实现合同价值,但合同签订后不会自动全面履行。现在不少企业没有建立合同履行法律风险控制机制,也没有必要的证据意识,导致对方违约时不知道即将面临的法律风险,更不知道应如何妥善应对。譬如合同法规定发生质量问题应及时通知对方,但质量异议通知函的内容该怎么写,不少企业的业务员并没有清晰的概念。

有这样一件质量索赔案,因对方交付的货物有质量问题,业务人员曾用电话方式告知对方,后来又采取传真方式通知对方,但对方没有书面回复。在法庭上对方声称没收到质量异议通知。因为双方的合同约定:“若有质量异议,须在收到货物后十天内提出,否则视为验收合格。”最后因该企业没有证据证明提出了质量异议,结果直接导致案件败诉。其实我们只要建立相对完善的合同履行环节的风险防范体系,即能有效化解法律风险。以质量索赔为例,我们必须建立完善的索赔流程,及时保全相关证据,才能有效地向违约方索赔损失。即企业在产品检验后发现存在质量问题时,应在传真质量异议通知书时提示对方回传期限,如果对方没有回传就应立即书面邮寄,或直接书面邮寄,并保留邮寄凭证和邮寄材料,这样才不致出现因通知程序缺失导致败诉的情形产生。因此只有加强合同在履行环节的控制机制,才能真正做到对企业经营风险事前有识别,事中有控制,事后有救济,全程有预警。

四、重视事后诉讼救济,忽视建立诉讼前的法律风险预警机制

许多企业认为合同管理只是为了便于解决纠纷的制度设计,关注点在完善法律纠纷的诉讼解决机制,并不关注事前的法律风险识别和评估,往往是处于纠纷之中却发现自己身陷法律风险之中,造成要么案件胜诉了却发现被告无偿债能力,要么案件败诉。其实预防诉讼的成本远比诉讼本身小,且效果明显。

我们认为完善的法律风险预警机制应由以下四个方面构成:证据预警、时效预警、质量预警和偿债预警。证据预警是指避免因证据缺失导致证据链条断开,造成无法充分举证或举证不能的情形出现而采取的措施。时效预警主要是指距最后一次付款接近两年、此后无书面催收记录也未达成书面还款协议时,法律部门应通过书面催收等手段中止或弥补时效的措施。质量预警是指在合同约定或法定检验期间内,或在质量保证期间内,对货物质量进行及时的检验,如发生质量问题应及时通知对方,并保留相关书面证据的措施。偿债预警是指负债方逾期偿还货款,或遇负债方有改制、合并、分立、破产、隐匿财产等情形,可能影响到货款正常清偿时,法律部门应及时向企业相关部门汇报情况,及时采取法律措施以保障企业债权的安全性。企业应建立动态的合同管理监督机制,对可能产生的对将来诉讼局面不利的法律风险及时采取预警措施,避免或减少不必要的经营损失。

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