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公司印章管理使用法律风险

 
时间:2014-10-11 20:07:57  来源:公司法律顾问  作者:公司律师
 
摘要:企业必须建立印章管理使用制度,使用印章时必须先有主管领导的审批签字,然后才能到印章保管人员那里盖章……

印章是企业的象征,它代表着企业的法律行为,所以如何有序管理真印章,如何有效防范假印章,就是企业不得不修的一堂课了。

《合同法》第49条规定:“行为人没有代理权、超越代理权或者代理权终止后以被代理人名义订立合同,相对人有理由相信行为人有代理权的,该代理行为有效。”这就是法律上说的“表见代理”。

确立表见代理制度,在于维护人们对代理制度的信赖,保护善意无过失的相对人,从而保障交易的安全和高效,否则交易过程中要时时刻刻警惕行为人使用的印章是真是假,给交易带来不必要的麻烦。因此,如果员工盗用介绍信、合同专用章或者盖有公章的空白合同书与不知情的第三人订立的合同,是具有法律效力的,由此产生的法律风险企业必须承担,当然企业对第三人承担责任后,可以向非法使用企业印章的工作人员追偿,但如果工作人员无力偿还,企业就只能认栽了。

既然印章如此重要,那么如果印章被盗用后,就应立即向相对人履行告知义务。不清楚相对人的,也应登报声明,以便减少相对人损失,避免上当。如果不履行公告程序,将承担不利后果。如发生被抢被盗情况,必须立即报案,并声明作废。印章就是责任,印章管理人员必须具有高度的责任感。

所以企业必须建立印章管理使用制度,使用印章时必须先有主管领导的审批签字,然后才能到印章保管人员那里盖章。设立印章使用登记制度,详细登记用章日期、事由、数量、批准人、承办人等事项,并作为档案进行保管。盖章的文件应留备份,最好留原件。很多企业保管印章的人员都是办公室主任,并且不少企业都是选择一些老大爷来管理,看似德高望重,但对企业涉及的具体业务,尤其是否应该审批盖章,不一定很清楚。所以,尽量选择人品可靠又有一定法律素养的人保管印章,这也是印章风险管控的基本要求。

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