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公司印章的管理和使用问题

 
时间:2014-09-01 17:48:48  来源:  作者:
 
摘要: 企业印章是指企业刻制的以文字、图案表明主体同一性的公章和各类专用章,它是企业从事民事活动、行政活动的符号和标记。企业印章包括企业公章、代表人章、财务章、合同

     企业印章是指企业刻制的以文字、图案表明主体同一性的公章和各类专用章,它是企业从事民事活动、行政活动的符号和标记。企业印章包括企业公章、代表人章、财务章、合同章、发票章以及业务专用章和部门专用章等。

一、 常见印章的用途和简介
1. 公章
    在所有印章中具有最高的效力,是法人权利的象征,在现行的立法和司法实践中,审查是否盖有法人公章成为判断民事活动是否成立和生效的重要标准。除法律有特殊规定外(如发票的盖章),均可以公章代表法人意志,对外签订合同及其他法律文件,具有极高的法律效力。凡是以公司名义发出的信函、公文、合同、介绍信、证明或其他公司材料均可使用公章。 盖有公章的介绍信、合同乃公司意思表示的法律文件。在法律实践中,持有上述法律文件的行为人一般会被视为公司的代理人(即授权代表)。代理人在代理权限范围内以公司的名义所实施的民事法律行为,其法律后果概由公司承担。
2.代表人章
    代表人是能够对外代表公司的个人。代表人分为法定代表人和负责人。代表人章在规定的有限用途内使用,如税务申报.开支票等。在代表人签署个人名字的文件上,再盖有法人印章,以此可确定该签字行为是属于职务行为,而不是签字人的个人行为。如印章所有人基于自己的意思将印章交与他人使用,具有授予他人代理权的法律效果,印章所有者必须为该意思内容承担责任。
3.财务专用章
    用途为办理企业会计核算和银行结算业务等。
4.发票专用章
    企业用于开具发票时使用。
5. 合同专用章
    企业对外签订合同时使用,可以在签约的范围内代表企业,企业需承受由此导致的权利义务;公章可以代替合同专用章使用。而关于合同专用章和公章的效力高下,实际上在使用过程中和司法实践中是一样的,对合同和协议而言具有同等法律效力。《合同法》第三十二条规定, 当事人采用合同书形式订立合同的,自双方当事人签字或者盖章时合同成立。对于盖合同专用章和公章没有做出明确的限定。但这不说明使用合同专用章签合同生效,公章签合同不生效。实际上,公司的合同专用章和公司公章,在代表该公司对外签订合同时,均产生法律效力。
6.公司自行刻制的其他业务章
    如物资进出库专用章等,还有企业隶属各级职能部门、基层单位的公章等等,这主要是在企业内部使用,一般来说,不能在企业的外部使用。这些内部章的加盖仅是该事实的确认。如果档案专用章盖在合同上,就不产生签订合同的法律效力。
7.电子签名章
    随着社会的进步,网络的发展,《中华人民共和国电子签名法》也随即出台,其中第三条规定:“民事活动中的合同或者其他文件、单证等文书,当事人可以约定使用或者不使用电子签名、数据电文。当事人约定使用电子签名、数据电文的文书,不得仅因为其采用电子签名、数据电文的形式而否定其法律效力。”这部法律宣告了电子签名的在市场经济往来活动中的法律效力,标志着能够表明企业法人法定身份和资格条件的方式有了一个新的突破。这为今后的电子招投标活动即网上招投标活动,开拓了一个新的、广泛应用的模式。
二、 印章在民法上的作用
1.确认法律行为的作用
    民事法律行为以意思表示为要素,而意思表示又分为口头形式和书面形式。在以书面形式实施法律行为时,记载意思内容的书面上必须有签名或盖有印章。其一,表明该意思内容为特定主体所表示;其二,表明该意思内容有产生私法上效果之目的;其三,表明印章所有者愿为该意思内容承担责任。
2.识别行为主体的作用
    在一书面载体上使用印章,不仅表明该书面内容是法律主体的意思表示,更表明该意思主体具体为何人。因印文与印章所有者姓名或名称的同一性,以及印章受其所有者控制,所以,以书面形式实施法律行为的主体推定为印章的所有者。
3.区别主体身份的作用
    在法律行为主体是法人(或其他组织)的情况下,由于一个组织体在物理上不能实施签字行为,需要通过作为其代表人的自然人实施签字或盖章行为,法人的印章便起到一个区别主体身份的作用。其一,在法律上,盖章是法人的行为,而不是一个自然人的行为;其二,在代表人签署个人名字的文件上,再盖有法人印章,以此可确定该签字行为是属于职务行为,而不是签字人的个人行为。
4.代表代理权限的作用
    由于印章具有以上作用,印章所有人基于自己的意思将印章交与他人使用,具有授予他人代理权的法律效果。
三、印章的刻制
1. 刻制
  《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》第二十三条规定:印章制发机关应规范和加强印章制发的管理,严格办理程序和审批手续。国家行政机关和企业事业单位、社会团体刻制印章,应到当地公安机关指定的刻章单位刻制。
2.备案
   公安部、国家工商行政管理局关于做好中央管理企业脱钩后印章管理工作的通知》第三条规定:“企业刻制印章后,须报审核登记的工商行政管理机关和公安机关备案后方可启用。
3.样式、管理
   《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》第二十二条规定:国家行政机关和企业事业单位、社会团体的其他专用印章(包括经济合同章、财务专用章等),在名称、式样上应与单位正式印章有所区别,经本单位领导批准后可以刻制。第二十四条规定:国家行政机关和企业事业单位、社会团体的印章,如因单位撤销、名称改变或换用新印章而停止使用时,应及时送交印章制发机关封存或销毁,或者按公安部会同有关部门另行制定的规定处理。第二十五条规定:国家行政机关和企业事业单位、社会团体必须建立健全印章管理制度,加强用印管理,严格审批手续。未经本单位领导批准,不得擅自使用单位印章。
四、印章与签字、摁手印的效力比较
1. 签字与盖章法律效力相同
   在西方国家,合同签字较为普遍,因为签字更能代表当事人的意思表示,不易伪造,而盖章容易伪造且易发生合同章遗失及不按企业内部要求乱盖等管理问题,双方当事人更看重合同的签字效力。而在我国,双方当事人一般更看重印章,认为印章代表企业,更有公信力,而个人签字公信力较差,对个人签字代表个人还是企业心存疑虑。其实,认为盖章的效力要大于签字的效力是一种误解。在经营活动中,法定代表人代表本企业对外开展经营活动,其签署的相关合同是代表企业的职务行为,法定代表人签字时合同即告成立毋庸置疑,签字与盖章具有同等的法律效力。
2. 摁手印与签字、盖章的法律效力等同
   如果合同当事人没有加盖印章,也可以在合同书上摁手印,合同书上摁手印与签字、盖章的法律效力等同。最高人民法院公布的于2009年5月13日起施行的《关于适用〈中华人民共和国合同法〉若干问题的解释(二)》第五条规定:“当事人在合同书上摁手印的,具有与签字或盖章同等的法律效力,合同书上摁手印与签字、盖章的法律效力等同。”
五、印章使用中的问题
1.印章真实但未经授权的情况
    这种情况是指合同上加盖的印章是真实的,但加盖印章的人却是无权加盖者,主要是无权代理、越权代理或代理权终止后仍进行代理等违法行为。
    因为在合同实务中,绝大多数法定代表人并不是自己签订合同而主要是委托代理人进行签署。根据《中华人民共和国合同法》第四十九条规定:“行为人没有代理权、超越代理权或者代理权终止后以被代理人名义订立合同,相对人有理由相信行为人有代理权的,该代理行为有效。”该条关于表见代理的规定可以有效的保护企业免受上述违法行为所造成的损失。如果法定代表人或代理人擅自加盖法人印章,以法定代表人名义与企业签订合同的,企业不知道也不应当知道,但有理由相信行为人有代理权的,该行为有效,法人企业应当承担合同义务。尽管如此,为避免上述违法行为可能带来的风险,企业必须仔细审查另一方代理人提供的委托书上是否加盖其公章,从而保证委托代理人拥有完全的签订合同的权利。
2.合同上加盖的印章未经注册
    实践中大量法定代表人由于业务繁忙或为了使用方便或其他原因刻制了多枚没有经过登记的法人印章。这样一来,法人或其他组织的公章就分为了两类:注册印章和未经注册的印章。前者为经公安机关批准刻制并且在公安机关或工商行政管理机关备案(留下印文样本)后开始使用的印章,后者为自由刻制又未在任何有权机关留下印文样本的印章。那么,非注册印章是否一定无效?注册印章的证明力是否一定大于未经注册的印章的证明力?
    一般认为,非注册印章并不必然导致印章无效。印章注册制度的存在,不是要赋予注册印章更大的使用效力,而在于赋予注册印章更大的证明力。印章使用的效力仅仅与特定主体在使用印章时的意思有关,而与被使用的印章是否经过注册无关。印章的证明力,是指印章能够在多大程度上证明使用印章的主体是谁。印章使用的效力,是指某一主体在书面上使用印章后要产生何种法律效果。区别印章有效无效的根据,不在于印章是否经过注册,而在于该印章是否为所有人刻制。一个印章虽未经注册,但印章所有人是以自己意思并以自己名义刻制的,该印章就是有效的;如果一个印章是假冒他人名义刻制的,即使利用假证明文件通过了注册,该印章仍是无效印章。
    因此,企业在审查印章是否真实有效的时候,可以先去登记管理机关查阅档案,对预留的印鉴进行核实。如果登记管理机关没有合同中印文样本的印章,再去合同对方进行印章核实。如果印章核实为有效,那么合同就成立。不过,如前所述,注册印章的证明力要大于未注册印章,为避免日后可能出现的举证责任风险,企业签订合同时最好要求另一方加盖注册印章。
3.当事人一方在合同上加盖印章,而对方当事人并未加盖印章
    这种情况是指当事人经过协商对合同的全部内容达成一致意见并签订了合同,一方当事人在合同上盖章而对方当事人却因种种原因未在合同上盖章。具体表现为:1、异地订立的合同,因一方当事人未随身携带印章,无法在合同订立之时盖章,于是一方当事人在合同上盖好了自己一方的印章后将合同文本交给对方当事人带回单位盖章,而对方当事人回到单位后,因各种原因迟迟不盖章,也不及时通知对方当事人;2、洽谈、签订合同的人并非是订约单位的法定代表人或负责人,而仅仅一般工作人员,合同条款约定后,一方当事人加盖了印章,而对方当事人要将合同文本带回交法定代表人或负责人审阅同意后方能盖章,而法定代表人或负责人不同意合同条款进而拒绝在合同上盖章;3、一方当事人盖章后,对方当事人盖章前,交易条件发生变化(如价格上涨或下跌等),未盖章一方不想日后履行合同,于是拒绝在合同上盖章。
    在上述情况下,如果合同尚未实际履行,则该合同不成立。对此,《中华人民共和国合同法》第32条做了明确规定。在合同不成立的情况下,已盖章的一方当事人,如果依赖此合同能够履行并为合同的履行做了财力和物力的准备,从而使自己在经济上遭受了损失,那么,已盖章的当事人可以向人民法院起诉,请求人民法院判令未盖章的一方当事人承担缔约过失责任并赔偿损失。当然,追究未盖章当事人的缔约过失责任必须符合《中华人民共和国合同法》第42条规定的条件之一,即:(1)、假借订立合同,恶意进行磋商。例如,在中外合作经营项目中,常发生这样的纠纷,外商以投资为名同中方草签了合作合同,约定由中方负责征用土地、招用工人及“三通一平”,外商负责投入资金。合同签订并由中方盖章、外商携带合同回国后,提出苛刻条件迫使中方就范,否则就拒绝在合同上盖章,于此情形,中方如果接受这一条件,那么合同的履行对中方将明显的不公平;相反,中方如果不接受这一条件,中方为了履行合同,已经征用了土地,招用了工人,为此支付了大笔费用。这就是典型的恶意磋商。在恶意磋商的情况下,善意方有权追究对方的缔约过失责任。(2)、故意隐瞒与订立合同有关的重要事实或者提供虚假情况。(3)、有其他违背诚实信用原则的行为。例如,甲乙双方订立钢材买卖合同后,乙以合同须经经理同意后方能盖章为由将合同带走,但通知甲可以为履行合同做准备,后来,乙看市场上钢材行情下跌,此时履行合同自己将获利较少,于是便拒绝在合同上盖章。如果不符合上述条件,未盖章的当事人将不承担缔约过失责任。在这种情形下,盖章方的当事人为订立合同所支出的费用 和所遭受的损失,将被视为交易风险而由自己承担。应注意的是,如果当事人一方虽未在合同上盖章,但对方当事人已实际履行了合同,且对方已接受了履行,则应当认为合同已经成立,对此《中华人民共和国合同法》第37条做出了如下规定:采用合同书形式订立合同,在签字或者盖章之前,当事人一方已经履行主要义务,对方接受的,该合同成立。应注意的是,如果当事人一方虽未在合同上盖章,但对方当事人已实际履行了合同,且对方已接受了履行,则应当认为合同已经成立,对此《中华人民共和国合同法》第37条做出了如下规定:采用合同书形式订立合同,在签字或者盖章之前,当事人一方已经履行主要义务,对方接受的,该合同成立。
4.一方当事人在空白合同书上预先盖章
     具体表现为:1、商品定单,例如,书店为了推销图书,将图书的书名、定价、版本、出版社、书店的开户行等合同条款预先制定成合同,仅将购买册数一项空置,加盖印章后将定单广为寄送;2、商品销售广告。
     这种情况在生活中经常发生,往往是一方当事人自己事先拟定合同条款,并加盖公章后向对方当事人寄送,对方当事人是不特定的。于此情形,首先要确定这种空白合同条款的性质,如果该空白合同的内容具体确定,包含了一个合同所应具备的主要条款,并且表明一旦对方当事人承诺,盖章方即受该意思表示约束,则该合同条款因符合合同法关于要约的规定,构成有效要约,对方一旦在合同上盖章或实际履行了合同,则视为合同成立。如果该空白合同不符合要约的规定,则仅仅是一个要约邀请,对方盖章,则视为要约,而不视为合同成立。
5. 委托代理人代签合同
     《中华人民共和国合同法》第9条第2款规定:当事人依法可以委托代理人订立合同。实践中,基于减少订约成本、快捷交易的考虑,被代理人常委托代理人以自己名义代签合同,一旦发生纠纷,被代理人往往以代理人无代理权为由推脱自己的责任。
     通常,委托代理人在授权范围内订立的合同,加盖被代理人印章,责任由被代理人承担,但实际生活中的情况较为复杂,许多单位将盖有印章的空白合同书连同加盖印章的授权委托书交给第三人,在委托代理事项完成后,未及时收回盖有印章的空白合同书或授权委托书,致使委托人以此再同第三人订立合同 ,例如,甲公司因业务需要,委托乙到丙地寻找客户联系购买煤炭200吨,临行前,甲公司法定代理人王某将盖有本单位印章的两份空白合同书及授权委托书交给乙,乙到丙地后,同丁公司订立了购买200吨煤炭的合同,煤炭运抵甲公司后,经验收,甲公司向丁公司支付了购煤款。两个月后,丁公司派人到甲公司索要煤款,甲公司则称其已于收到煤炭后7日内丁公司支付了煤款。丁公司则称甲公司仅支付了第一次购煤款,第二次购煤款至今未付。甲公司称其只购买了一次煤,此时,丁公司拿出了乙代表甲公司的第二份购煤合同,原来,第一份合同履行完毕后,甲公司未及时收回剩余的空白合同书及授权委托书,也未及时通知丁委托代理关系终止,乙则利用剩余的空白合同及授权委托书再次以代理人的名义同丁公司签定了购煤合同,而煤炭却未运到甲公司。了解了上述情况后,甲公司以“同乙的代理关系已终止,且煤炭又未运给甲公司”为由,拒绝支付第二次煤款,丁公司索款无果,诉至法院。纵观本案,乙用来订立合同的空白合同书及授权委托书并非其采取非法手段获得,丁公司基于善意相信乙为有权代理并无过错,乙的行为,构成表见代理,甲公司对乙的行为应负被代理人之责。对这一问题,最高人民法院曾在《关于在审理经济合同纠纷案件中具体适用<经济合同法>若干问题的解答中作了规定。
6.不具有法人资格的分支机构订立合同并加盖自己的印章
    这种情况在生活中并非少见,许多银行的储蓄所、代办所,保险公司的支公司与客户订立的合同上均加盖自己的印章;而有的公司分支机构对外订立合同也加盖分支机构的印章。
    对于这种情况,如何确立当事人?如何承担责任?审判实践中存有分歧,有的审判人员认为,由于法人的分支机构不具有法人资格,不能独立承担民事责任,因此,尽管分支机构加盖了自己的印章,但法院仍然要更换当事人,将分支机构的上级机关 (法人)变更为当事人并令其承担民事责任。这种观点值得商榷,首先根据《中华人民共和国合同法》第2条的规定:其他组织显然是指不具有法人资格的机构、团体,因此,法人的分支机构具有订立合同的资格,其与他人订立的合同是合法有效的,实践中,这种情况时有发生,例如,银行分理处与他人订立了贷款合同,加盖了分理处的印章,显然,银行分理处是合同一方当事人。其次,根据《中华人民共和国民事诉讼法》的规定,法人的分支机构作为民事诉讼主体,有权起诉、应诉。基于上述原因,法人分支机构以自己名义同他人订立合同并加盖了自己的印章的,应将其列为合同当事人并首先判令其以自己的财产承担民事责任,未清偿的部分由法人承担补充连带责任。
值得注意的是,在实践中,应当正确区分法人的分支机构和法人的职能部门。法人的职能部门作为行使法人某些职能的部门,实际上属于法人本身的有机组成部分,它无法独立于法人而以自己的名义进行民事活动(例如,大学的系;部委的司、处);而法人的分支机构则不同,作为一个经济实体,分支机构原则上应依法登记,在此基础上,法人的分支机构可以依法独立于法人,并以自己的名义进行民事活动。正因为二者存在着上述差异,所以,法人职能部门的印章也不同于法人分支机构的印章,虽然法人职能部门签订合同并加盖了自己的印章,但合同的当事人却是法人,而不是其职能部门,合同责任当然由法人承担。
7.私盖印章
     这种情况表现为某些单位主管印章的人员或业务人员,利用本单位印章管理不严。由于私自盖章的人系该单位的工作人员,其私自盖章,表明单位对印章管理不严,单位本身有过错,因此,单位应承担不履行合同的责任。承担责任后,其有权追究私自盖章者的责任。
8.盗盖印章
    这种情况表现为非本单位的人员采用非法手段秘密盗窃或盗盖印章,与他人签订合同。盗盖印章与私盖印章的不同之处在于,私盖印章之人是利用单位印章管理不严通过打通关节而盖章的,换言之,私盖印章之所以得逞,乃是因为有单位内部人员帮助,或者盖章之人就是单位的员工;而盗盖印章则是盖章人采取秘密手段在单位不知情的情况下偷盖印章,甚至采取非法手段盗走印章并使用。盗盖印章的,盖章人之行为已触犯了刑律,构成了犯罪,应受刑法的处罚。至于被盗印章一方,因其本身没有过错,不应承担合同责任。
9.借盖印章
    这种情况表现为甲单位借用乙单位的印章与丙单位订立合同,但合同的履行人却是甲和丙。借盖印章经常发生在长期有业务往来的单位之间,借用方与出借方彼此熟悉。在借用印章的情况下,如果第三人不知道借用印章的情况,则出借人要向第三人承担合同责任,向第三人履行债务后,其有权向借用人求偿。
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